Как мы в ctrlf5 связали встречи с клиентами, КП и работу с ИИ

После встречи с клиентом у нас в ctrlf5 оставалась майнд-карта в MindMeister. На звонке она помогала разложить задачу по полочкам. Но когда через неделю мы садились за коммерческое предложение, приходилось вспоминать детали: что обещали, какие сроки обсуждали, на чём сошлись.

Встречи мы не записывали. Часть договорённостей оставалась в карте, часть — у людей в голове. Поэтому работу с ИИ я начал с этого участка: как сохранить разговор и использовать его при подготовке предложения и технического задания.

Где терялись договорённости

Для КП нужны подробности, которые легко пропустить в короткой заметке. Что клиент хочет изменить в своей работе? Какие условия уже обсудили? Что ещё предстоит уточнить? Участники встречи помнили разные части разговора, а человеку, который на ней не был, приходилось собирать картину заново.

Если в такой момент попросить агента написать предложение, он получит ту же неполную картину. Хороший шаблон поможет со структурой, но не восстановит отсутствующие договорённости. Сначала нужно было собрать материалы, на которые можно опереться.

Как мы связали встречи и документы

Меняли процесс постепенно. Майнд-карты оставили, к ним добавили транскрипты встреч, общее хранилище и команды для подготовки документов.

Сохранили разговоры с клиентами

Для записи и расшифровки встреч мы использовали Granola. Договорились записывать каждую встречу, чтобы после звонка оставался текст разговора. Теперь при подготовке документа можно было вернуться к формулировкам клиента, а не восстанавливать их по памяти.

Майнд-карта сохранила свою роль: в ней удобно видеть структуру обсуждения. Я подключил MindMeister через MCP — интерфейс, через который агент получает доступ к внешнему сервису. Так карту тоже можно было использовать при подготовке КП вместе с транскриптом.

Собрали материалы в общем пространстве

Для команды организовали общий git-репозиторий: папку с файлами, изменениями которых можно обмениваться. Внутри — клиенты, встречи, база знаний и шаблоны. У каждого клиента своя папка с контекстом, предложениями и заданиями.

Смысл такого устройства — держать материалы сделки рядом. Когда нужен следующий документ, агенту есть откуда взять предыдущие договорённости и принятый в команде шаблон. Git требует синхронизации: изменения становятся доступны коллегам после того, как их передали в общий репозиторий и получили на другом компьютере.

В ключевые папки добавили AGENTS.md — инструкции о содержимом папки и правилах работы с файлами. Они описывают, где искать материалы и как называть новые документы. Структура становится понятнее и агенту, и человеку, который открывает папку клиента.

Подготовили команды для повторяющихся задач

Сотрудникам было непривычно работать в Cursor: редактор кода выглядел инструментом для разработчиков. Я предложил использовать его как ассистента для подготовки рабочих документов.

В нём настроили команды под задачи команды: резюме встречи, письмо с договорённостями и следующими шагами, бриф, КП, ТЗ и чек-лист тестирования. Команда задаёт тип документа, материалы клиента дают фактуру, шаблон — форму. На выходе получается черновик.

Это разделение полезно само по себе. Вместо того чтобы каждый раз заново объяснять агенту, как устроено наше предложение, можно сосредоточиться на содержании конкретной сделки.

Как выглядит путь от звонка до КП

После встречи агент забирает транскрипт и сохраняет его в папку клиента. На его основе готовит follow-up — письмо с договорённостями и следующими шагами. Затем тот же разговор вместе с майнд-картой и остальными материалами клиента используется для КП и технического задания.

Запрос к агенту становится предметным: «Собери коммерческое предложение по нашему шаблону на основе этой встречи и контекста клиента». Ему доступны и содержание разговора, и структура будущего документа.

При такой работе я бы отдельно проверял в черновике объём работ, сроки и обязательства. Если в разговоре остался открытый вопрос, его нужно уточнить у клиента. Наличие транскрипта ещё не означает, что все условия согласованы.

Что изменилось и чего этот кейс не доказывает

Главное изменение — у встречи появился сохраняемый результат, к которому можно вернуться. Транскрипт, договорённости, КП и ТЗ остаются в папке клиента. Следующий документ можно готовить с опорой на предыдущие материалы, а коллегам проще восстановить историю обсуждения.

Шаблоны и прошлые документы дают основу для повторяющихся задач. При этом похожая сделка не делает прежние условия подходящими новому клиенту: их всё равно нужно сверять с его задачей.

В этом разборе нет замеров времени до и после, поэтому я не могу назвать процент ускорения или окупаемость внедрения. Наблюдаемый результат здесь — изменение самого процесса: материалы встречи используются при подготовке документов и сохраняются для дальнейшей работы.

Общее пространство тоже требует внимания. Файлы нужно синхронизировать, договорённости — обновлять, черновики — проверять. Если эти действия выпадают, агент снова работает с неполной или устаревшей картиной.

С чего я бы начал в другой команде

Я бы выбрал одну повторяющуюся цепочку — например, встреча, письмо с договорённостями, коммерческое предложение. Для неё определил бы, где хранится разговор, какой шаблон использует команда и кто проверяет документ перед отправкой.

Затем прошёл бы этот путь на одной реальной задаче. Так можно увидеть, чего не хватает: записи разговора, структуры папок, понятной команды или решения человека. Следующий шаг стоит выбирать по этому затруднению.

О том, как организовать такую работу для сотрудников без опыта программирования, я подробнее написал в разборе ИИ-процесса для нетехнических ролей.

В ctrlf5 отправной точкой стал разрыв между разговором с клиентом и документами по его итогам. Если у вас похожая ситуация, напишите мне в Telegram — обсудим, на каком участке теряются договорённости и что нужно собрать для работы с агентом.